POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: TRANSPORTES LOGICO S.A.S 

NIT: 900.520890 – 4

Dirección: Carrera 43 9 Sur 195 Oficina 1337  Inexmoda – El Poblado

Teléfono: (604)448 51 59

E-mail: [email protected]

 

TRANSPORTES LOGICO S.A.S., se encuentra comprometida con el cumplimiento del derecho y correlativa obligación a la protección de datos personales y el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías a que se refiere la Constitución Política de Colombia. Por lo tanto, TRANSPORTES LOGICO S.A.S., de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, establece las presentes Políticas para el Tratamiento de la Información de Datos Personales de sus Titulares, como Responsable de este.

 

1. INTRODUCCION Y MARCO LEGAL

 

El constituyente de 1991, y en relación con el Estado Social de Derecho vigente en Colombia, catalogó dentro del grupo de Derechos Fundamentales, en el artículo 15 de la carta magna, la facultad que les asiste a los ciudadanos de conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellos en base de datos o archivos. A su vez, sobre su importancia y trascendencia dentro del ordenamiento jurídico, la honorable Corte Constitucional, ha dispuesto lo siguiente:

“El reconocimiento del derecho fundamental autónomo al habeas data, busca la protección de los datos personales en un universo globalizado en el que el poder informático es creciente. Esta protección responde a la importancia que tales datos revisten para la garantía de otros derechos como la intimidad, el buen nombre, el libre desarrollo de la personalidad, entre otros”.

Ahora bien, la regulación normativa de reseñado precepto constitucional se encuentra en la Ley 1581 de2012 “por medio del cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”, teniendo como ámbito de aplicación aquellos datos personales registrados en cualquier Base de Datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. Así las cosas, en observancia del objeto social de TRANSPORTES LOGICO S.A.S.y su naturaleza jurídica, se procede, en concordancia con lo establecido en la Circular Externa N° 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, a publicar las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales, en las cuales se establecen los lineamientos aplicados  por parte de TRANSPORTES LOGICO S.A.S., para resguardar la información que reposa en sus Bases de Datos, y de esta manera garantizar el efectivo cumplimiento de los Derechos Fundamentales que le asisten a sus clientes, usuarios, proveedores, empleados y otros grupos de interés

Con la implementación de esta política, TRANSPORTES LOGICO S.A.S.busca garantizar el manejo de la información a ella entregada y la seguridad de la misma al igual que el debido tratamiento a los datos personales legalmente recopilados, ya sea que TRANSPORTES LOGICO S.A.S.actué como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

Las presentes políticas están enmarcadas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 que regula la protección de datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.

En caso de que TRANSPORTES LOGICO S.A.S., contara con Encargados del Tratamiento de datos personales, suscribirá con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para frente al Titular y el responsable. Mediante dicho contrato, el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

 

2. DEFINICIONES

 

Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar una objetiva aplicación a la política de tratamiento de datos personales.

1. a)Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b)Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular.
3. c)Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4. d)Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. e)Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva.
6. f)Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
7. g)Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. h)Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
9. i)Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. j)Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
11. k)Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
12. l)Cliente: persona natural o jurídica a la cual TRANSPORTES LOGICO S.A.S. le vende bienes /o presta servicios profesionales debido a relación comercial acordada.
13. m)Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.
14. n)Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

ñ)           Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del RESPONSABLE.

1. o)Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable.
2. p)Autorización tácita: se asumirá cuando el titular mediante su conducta permita concluir de forma razonable que otorgó dicha autorización.

3. PRINCIPIOS RECTORES Y ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

3.1 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

3.2 Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados por TRANSPORTES LOGICO S.A.S. obedece a  una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y la misma es informada a cada titular.

3.3 Principio de libertad: TRANSPORTES LOGICO S.A.S. puede tratar los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando estos provengan de registros públicos o sean de naturaleza pública. En todos los demás casos, TRANSPORTES LOGICO S.A.S., deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.4 Principio de veracidad o calidad: TRANSPORTES LOGICO S.A.S., establecerá los mecanismos para garantizar que la información contenida en sus bases de datos sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5 Principio de transparencia: El titular en cualquier momento puede obtener de TRANSPORTES LOGICO S.A.S., gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.

3.6 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. De acuerdo con eso, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros  medios  de  divulgación  o  comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para  brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

3.7 Principio de seguridad: TRANSPORTES LOGICO S.A.S., se encargará de proporcionar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que en TRANSPORTES LOGICO S.A.S., intervengan en el Tratamiento de Datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de  la  información,  por  lo  que  se  comprometen  a  conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección  de  datos.  Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de las presentes políticas, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

4.1 Derecho a conocer, actualizar, incluir, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a TRANSPORTES LOGICO S.A.S. respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2 Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a TRANSPORTES LOGICO S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.

4.3 Ser informado por TRANSPORTES LOGICO S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

4.4 Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

4.5 Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

4.6 Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con TRANSPORTES LOGICO S.A.S..

No obstante, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. no podrá revocar la autorización de un titular o eliminar un dato, cuando exista un deber legal o una obligación contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

 

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

Todo tratamiento que TRANSPORTES LOGICO S.A.S. haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

5.1 CASOS EN LOS QUE SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN Y TRÁMITE PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN

De conformidad con la Ley y a efectos de cumplir con los fines anteriormente mencionados, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del manejo de los datos personales de cada Titular y con este fin ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización y  su  posterior  verificación y/o consulta.

Al tramitar la respectiva autorización TRANSPORTES LOGICO S.A.S. informa al Titular de los Datos personales, lo siguiente:

• Quién es el responsable o encargado de recopilar la información y que datos personales serán solicitados.
• Tratamiento que se dará a los Datos recolectados y las finalidades con que serán usados.
• Derechos que le asisten al Titular y el procedimiento para ejercer los mismos.
• El carácter facultativo de respuesta a las preguntas efectuadas sobre datos sensibles, o de datos de niños, niñas y adolescentes.

 

5.2 CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

• Cuando la información sea solicitada a La Empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

5.3. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 10 del decreto 1377 del 2013, sobre la autorización del tratamiento de datos personales recolectados antes de la expedición de dicha norma, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. establecerá el mecanismo respectivo para solicitar la autorización de los titulares de dichos datos.

 

5.4. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo a través del cual  se  pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido  capturados  y almacenados  en la base  de datos. La autorización será generada por TRANSPORTES LOGICO   S.A.S    y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

 

6. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de sus titulares y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado; además, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. asume los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente aplicable a esta materia.
• Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos   cuyo   tratamiento   esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en  la ley 1581 de 2012.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizando el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a los mismos.
• La Empresa informará a los titulares de los datos, para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
• La Empresa, garantiza en todo tiempo al titular de la información, la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato que sobre él exista o revocar la autorización para el tratamiento de estos y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin.

 

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SUMINISTRADOS

 

A fin de facilitar el contacto con nuestros clientes, proveedores y empleados, actuales y futuros, y de poder administrar nuestro negocio, recabamos y mantenemos información personal de los mismos. Para poder entender y satisfacer sus necesidades y cumplir sus obligaciones comerciales, contractuales y de otra índole, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. obtiene información personal. Los datos personales que se recolecten serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de los responsables o encargados en los términos que se establezcan en la normatividad aplicable en esta materia, para las finalidades relacionadas con el objeto y propósitos de la compañía.

La información personal que recogemos puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, direcciones y números de teléfono.
• Direcciones de correo electrónico.
• Información necesaria para facilitar la venta u otros servicios.
• Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación de mercado.
• Información personal brindada a representantes del departamento de atención al cliente, con la finalidad de investigar y resolver asuntos en discusión y absolver interrogantes.
• Datos biométricos recolectados mediante sistema de videovigilancia.

 

Los correos electrónicos promocionales de TRANSPORTES LOGICO S.A.S. incluirán dentro del cuerpo del mensaje un enlace valido para elegir ser retirado de la lista de distribución en el momento que así lo disponga cada titular.

 

7.1 FINALIDADES   GENERALES   EN   LA   RECOLECCION   Y    TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, etc., recolectara, almacenara, usara, circulara o  suprimirá sus  datos personales con las siguientes finalidades generales, según la calidad del respectivo titular:

• Ser incluidos en la respectiva base de datos y someterla al respectivo tratamiento.
• Utilizar los medios de contacto suministrados por el titular de la información, con el fin de divulgar información relacionada con el desarrollo del objeto social y actividad económica de TRANSPORTES LOGICO S.A.S..
• En términos generales poder establecer, ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores incluida el cobro y pago de estas, así como con las disposiciones legales y compromisos a que hubiere lugar.
• Dar cumplimiento a disposiciones legales y compromisos contractuales de toda clase.
• Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que nos visitan en nuestras instalaciones.
• Actividades de operación y registro.
• Captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción en tiempo real o posterior de imágenes por sistemas de video vigilancia, controles de acceso, circuitos cerrados de televisión con el fin de garantizar la seguridad de los bienes y las personas en las instalaciones o sedes de TRANSPORTES LOGICO S.A.S..
• Análisis estadístico, referenciación, consulta en base de datos públicas, verificación y auditorias. Como consecuencia de la autorización, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. podrá recabar información sobre las relaciones comerciales con otras entidades, consulta de datos financieros en las centrales de riesgo que manejan bases de datos de información y los datos financieros que se requieran para gestionar la relación contractual o comercial con el Titular.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por TRANSPORTES LOGICO S.A. S con los Titulares de la Información.

 

7.2. FINALIDADES ESPECÍFICAS.

 

7.2.1 Bases datos de clientes y usuarios actuales y prospectos.

 

• Proveer los servicios requeridos por sus clientes y/o usuarios (actuales y futuros), incluidas obligaciones comerciales y contractuales como soporte, garantías, etc.
• Poder desarrollar la respectiva relación comercial y contractual en todas sus fases, incluidas la facturación y el cobro de obligaciones por venta de productos o prestación de servicios.
• Adelantar actividades de mercadeo, comercialización, envió de propuestas comerciales, invitaciones a eventos e información de servicios o productos, o cualquier otro asunto que TRANSPORTES LOGICO S.A.S. considere que puede ser de interés del cliente actual o futuro, a través de diferentes medios de comunicación.
• Evaluar la calidad del servicio para propósitos comerciales, promocionales y estadísticos.
• Ofrecer información a través de sus portales web o aplicaciones con fines promocionales o informativos.
• Para consultar conceptos y opiniones sobre productos y/o servicios.

 

7.2.2 Base datos de Proveedores actuales, antiguos y potenciales.

• Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos o servicios necesarios para la operación de TRANSPORTES LOGICO S.A.S..
• Desarrollar y establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios, generar órdenes de compra, pedidos, servicios postventa u órdenes de prestación de servicios a sus proveedores en general.
• Acceder a los servicios y productos ofertados por sus proveedores.

 

7.2.3 Base datos de Empleados

• Gestionar la preselección, selección, evaluación, vinculación laboral, gestión de nómina, desarrollo y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado e TRANSPORTES LOGICO S.A.S., y su tratamiento se efectúa para poder garantizar el cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo la normatividad a cumplir en temas de Seguridad Social. 
• En términos generales   poder   ejecutar   y cumplir con las relaciones contractuales legales, actuales   o futuras con sus empleados y que surgen de la respectiva relación laboral.
• Igualmente, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. recolectará información personal de aspirantes que se presenten para procesos de evaluación y selección de personal futuro. Se entiende que un aspirante que envié su hoja de vida para participar de un proceso de selección acepta el tratamiento de sus datos personales, pero de todas maneras TRANSPORTES LOGICO S.A.S. solicitará la respectiva autorización en caso de convocar al aspirante a continuar en dicho proceso. En caso contrario los datos personales recibidos a través de las hojas de vida serán eliminados de la base de datos respectiva.

Si el respectivo aspirante fuese descartado dentro del proceso de selección sus datos personales serán eliminados de la base respectiva y el titular será informado de lo mismo. Si el aspirante no es vinculado, pero se considera apto para una futura vinculación se continuará con el tratamiento de sus datos personales y de esto será informado el titular de los datos.

• De acuerdo con requerimientos de entidades gubernamentales recopilar los datos que estas llegaren a solicitar.

 

7.2.4. Base datos obtenida mediante Videovigilancia.

• TRANSPORTES LOGICO S.A.S. recolectara mediante su sistema de videovigilancia imágenes y videos de los visitantes y empleados con el fin de ayudar a garantizar la seguridad de las personas, sus bienes e instalaciones.

En el evento en el cual TRANSPORTES LOGICO S.A.S. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo. Sin embargo, podrá compartir esta información a compañías afiliadas y/o a terceros no afiliados para poder brindar los productos y servicios solicitados. Esta información será utilizada para proporcionar las ofertas de productos y/o servicios que se ajusten específicamente a los intereses particulares de nuestros clientes.

En la medida que lo requiera la ley, brindaremos la información personal a las autoridades del gobierno o a terceros que la requieran en virtud de una citación legal u otro tipo de proceso legal. De la misma manera y si la ley lo permite, podremos usar o revelar su información para proteger los derechos o el patrimonio de TRANSPORTES LOGICO S.A.S., de nuestros clientes, usuarios, etc.

De todas maneras, los titulares podrán restringir el recibo de comunicaciones y la divulgación de su información a terceros, haciéndolo saber a través de los medios o canales destinados para tal fin y los cuales encontrarán en esta misma política, así como el proceso a seguir en cada caso particular para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos de los titulares de la información.

Los datos recogidos son almacenados bajo la confidencialidad y las medidas de seguridad legalmente establecidas por TRANSPORTES LOGICO S.A.S..

Todas las anteriores finalidades las podrá ejecutar TRANSPORTES LOGICO S.A.S., como entidad jurídica Responsable del Tratamiento de datos personales o el Encargado que la misma designe, cumpliendo siempre con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

 

7.3. DATOS SENSIBLES

Para efectos de las presentes políticas, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

7.3.1. Tratamiento de datos sensibles

En términos generales TRANSPORTES LOGICO S.A.S. se abstendrá de hacer tratamiento de datos sensibles conforme las limitaciones que imponga la normatividad vigente aplicable. Se entiende que puede efectuarse el tratamiento de este tipo de datos cuando se dé una de las siguientes circunstancias:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente no sea requerido el otorgamiento de la autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para  el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

7.4 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

El tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda prohibido en TRANSPORTES LOGICO S.A.S. salvo en los casos permitidos por la normatividad vigente aplicable en esta materia. En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. se asegurara de que la recolección de Datos personales de menores de edad y adolescentes solo procederá cuando dichos datos sean de naturaleza pública y estrictamente necesarios y contando con la autorización previa, expresa e informada de  alguno  de  los  padres  o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS DE LOS TITULARES.

 

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. ha designado al área de Asistencia de Gerencia como encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos ante la cual los Titulares de Datos personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, incluir, rectificar y suprimir el dato, revocar la autorización y sus datos de contacto, son: 

 

Correo: [email protected] 

Dirección física: Carrera 43 9 Sur 195 Oficina 1337 Inexmoda – El Poblado

8.1 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Toda consulta (información básica) o reclamo (solicitud de corrección, actualización, supresión o queja) sobre la información del Titular que está en las bases de datos de TRANSPORTES LOGICO S.A.S. se recibirá en el correo: asistentegerencia@TRANSPORTES LOGICO.com, administrado por el área encargada de atender las consultas y reclamos, o, por escrito en la dirección: Carrera 43 9 Sur 195 Oficina 1337 Inexmoda – El Poblado, Colombia, PBX (604)448 51 59 y debe contener en cualquier caso la identificación completa del titular incluyendo además, teléfono, correo, dirección y la descripción de la consulta o la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y si fuera el caso los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a partir de la fecha de recibo de esta y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de ese término, se informará al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cuanto al reclamo, si este resultare incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de este, para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si TRANSPORTES LOGICO S.A.S. no se considera competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. incluirá en la base de datos en un término no mayor a 2 días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este.  Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El solicitante recibirá una respuesta de TRANSPORTES LOGICO S.A.S. en atención a su reclamo dentro   de los 15 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

9. VIDEOVIGILANCIA E IMÁGENES

 

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. podrá utilizar sistemas de video vigilancia para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso interno y/o ante cualquier tipo de autoridad, entidad y/u organización. TRANSPORTES LOGICO S.A.S. también podrá realizar toma de imágenes fotográficas para: Reconocimiento de los empleados en los diferentes medios, tales como, periódico corporativo, web interna y/o externa entre otros. Publicaciones informativas internas y/o externas. Presentaciones corporativas internas y externas para lo cual ubicará un aviso de privacidad en el que se consulten las condiciones en las cuales se efectuará el tratamiento de los datos personales correspondientes. Los datos obtenidos a través de la toma de fotografía se suprimirán cada mes.

 

10. AVISO DE PRIVACIDAD

 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales y sensibles. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y sensibles. TRANSPORTES LOGICO S.A.S. ha dispuesto el acceso a su Aviso de Privacidad a quien lo requiera previa solicitud a su correo electrónico.

 

11. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN y MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

El Responsable del Tratamiento de Datos personales conservará con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes. Por ende, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. adoptará todas las medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el correcto manejo de los datos personales a su cargo. Igualmente, TRANSPORTES LOGICO S.A.S. adoptará todos los mecanismos necesarios para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

12. DISPOSICIÓN FINAL Y SEGURIDAD DE LOS DATOS

 

Los encargados de cada base de datos y el área Asistente de Gerencia son responsables de asegurar que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a las bases de datos personales con las cuales cuenta la Compañía. TRANSPORTES LOGICO S.A.S. cuenta con protocolos seguros a nivel informático, restricciones de acceso y prácticas de desarrollo interno de software seguro que permiten proteger la información almacenada.

En el momento en que el Titular lo solicite o cuando la información del Titular no sea requerida por TRANSPORTES LOGICO S.A.S. de acuerdo con las políticas de tratamiento y las finalidades establecidas en el presente Manual, se dará de baja la información del Titular contenida en las respectivas Bases de Datos.

13. TRANSFERENCIA DE DATOS

 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales de acuerdo a lo establecido en el presente Manual, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Se permite la transferencia de datos personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios y de acuerdo con lo establecido en las presentes políticas. En todo caso, el Receptor de la información debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de protección de datos.

14. TRANSFERENCIA DE DATOS A OTROS PAÍSES

 

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

La prohibición no rige cuando: Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, así como los demás casos que determine la ley, la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente.

 

15. FECHA Y PERÍODO DE VIGENCIA

 

La presente política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir de la fecha de su publicación y durante el tiempo en que TRANSPORTES LOGICO S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social o aquel dispuesto según las normas y/o requerimientos contables, tributarios, laborales, comerciales, legales o cualquiera otro aplicable según la materia. Por lo tanto y siempre y cuando no contravenga una disposición vigente, una vez cumplidas las finalidades expuestas al solicitar la respectiva autorización El Responsable procederá a su supresión. Sin embargo, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

TRANSPORTES LOGICO S.A.S. se reserva el derecho a efectuar actualizaciones y modificaciones a la presente política cuando sea necesario y en el caso de que los cambios sean sustanciales como la identificación del responsable y las finalidades del tratamiento, los cuales pueden afectar el contenido de la autorización, los titulares serán informados de los mismos antes de implementar las nuevas políticas y además se procederá a obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. De hecho, cuando se realicen cambios sustanciales, se pondrán en conocimiento de los interesados dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.

“Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.